Une réceptionniste virtuelle IA peut-elle envoyer des textos?

En bref: Oui. Un Agent vocal répond à vos appels, et un Agent texto répond aux textos de votre garage. Il prend des rendez-vous, les déplace et répond aux questions par texto. Il envoie aussi les rappels, les avis de véhicule prêt et les demandes d'avis, pour que votre équipe n'ait pas à le faire.

Beaucoup de clients aiment mieux texter qu'appeler. Certains sont au travail. D'autres n'aiment juste pas le téléphone. Si la ligne de votre garage prend seulement les appels, ces gens attendent, ou ils vont dans un autre garage.

On installe des Agents vocaux pour garages dans la région de Gatineau et d'Ottawa. Chacun vient avec un Agent texto sur le même numéro. Voici ce qu'il envoie, à quoi ressemble une vraie prise de rendez-vous par texto, et comment on l'empêche de déranger vos clients.

Ce qu'un Agent texto fait pour votre garage

L'Agent texto travaille à partir du numéro de votre garage. Vos clients textent le numéro qu'ils connaissent déjà. Il répond en quelques secondes, de jour comme de nuit.

Il fait deux sortes de travail. Il répond aux clients qui vous textent. Et il envoie les textos que votre équipe enverrait si elle avait le temps.

Les textos auxquels il répond

Les demandes de rendez-vous. Il regarde votre calendrier, offre des plages libres et prend le rendez-vous.
Les demandes pour déplacer un rendez-vous à un autre jour ou une autre heure.
Les changements au dossier d'un client, comme un nouveau véhicule.
Les questions sur votre garage, comme vos heures, votre adresse et vos services.

Les textos qu'il envoie

Un texto après un appel manqué, pour que la personne puisse réserver par texto au lieu de rappeler.
Une confirmation quand un rendez-vous est pris.
Un rappel la veille. Le client peut répondre pour confirmer ou déplacer son rendez-vous.
Un texto quand le véhicule est prêt.
Une seule demande d'avis après la visite.

Avant de répondre, il lit les derniers textos sur cette ligne. Ça inclut les textos que votre équipe a envoyés à la main. Si votre conseiller au service a déjà offert une heure, l'Agent le sait.

Comment l'Agent vocal et l'Agent texto travaillent ensemble

Ils partagent votre numéro et votre calendrier. Un appel peut finir par un texto, et un texto peut reprendre là où un appel s'est arrêté.

Disons qu'un client appelle pendant que votre équipe est occupée, et qu'il raccroche. Peu après, il reçoit un texto de votre garage qui lui demande comment l'aider. Il répond quand ça lui convient, et l'Agent texto prend le rendez-vous. Sans ça, ce client serait tombé sur la boîte vocale. Si ça arrive souvent chez vous, voici comment arrêter de manquer des appels.

Les appels et les textos sont gardés dans le dossier du client. Votre équipe voit ce que l'Agent a dit et ce que le client a répondu. Au téléphone, l'Agent vocal peut aussi prendre des rendez-vous tout seul. Ensuite, il texte le client pour confirmer.

Votre équipe garde le contrôle. Les Agents prennent les appels et les textos que votre équipe n'a pas le temps de prendre. Si vous hésitez à remplacer votre réceptionniste, vous n'avez pas à le faire.

Une vraie prise de rendez-vous par texto, du début à la fin

Un garage avec qui on travaille fait de l'antirouille. Un lundi matin, un client a appelé et n'a pas pu parler à quelqu'un. Peu après, le numéro du garage lui a envoyé un texto. Voici la suite:

Le client a texté qu'il voulait un rendez-vous pour l'antirouille. L'Agent a répondu 2 secondes plus tard et lui a demandé une date.
Le client a demandé le 9 octobre. L'Agent a demandé l'année, la marque et le modèle, et le matin ou l'après-midi.
Le client a donné un VUS 2025 et a demandé le matin.
Le 9 octobre était plein. 11 secondes plus tard, l'Agent a offert les prochains matins libres.
Le client a choisi une heure et a donné son nom. L'Agent a confirmé le rendez-vous et a envoyé l'adresse du garage.

Du premier texto au rendez-vous confirmé: 2 minutes 46 secondes. Personne au garage n'y a touché. Le rendez-vous était dans le calendrier à la fin des textos.

Déplacer un rendez-vous marche de la même façon. Le client d'un centre d'esthétique automobile a texté que son travail l'empêchait de venir le mardi. Il voulait le mercredi. Il avait deux rendez-vous, alors l'Agent lui a demandé lequel. Ensuite, il a offert trois heures le matin. Le client a choisi 9 h, et l'Agent a déplacé le rendez-vous. Le travail est resté au calendrier.

À quoi ressemble un mois de textos

Les textos, c'est beaucoup de travail. Voici un garage avec qui on travaille, en septembre:

257 rappels la veille d'un rendez-vous
201 textos de véhicule prêt
124 demandes d'avis
102 textos après un appel manqué
78 confirmations de rendez-vous

Ça fait plus de 1 100 textos en un mois. Le garage a aussi reçu 364 textos de 175 personnes différentes. Imaginez quelqu'un au comptoir qui tape chacun à la main, entre les appels et les clients.

Les demandes d'avis ont marché aussi. 21 clients ont répondu avec une note, et 19 ont donné 5 sur 5.

Les textos, ce n'est que la moitié. Voici combien d'appels votre garage manque vraiment.

Est-ce qu'il va inonder mes clients de textos?

C'est la première crainte qu'on entend des propriétaires. Elle est normale. Aucun propriétaire ne veut que son garage soit celui qui n'arrête pas de texter.

L'Agent texto a des limites intégrées:

Une personne qui appelle reçoit un seul texto d'appel manqué par jour, pas plus.
Chaque client reçoit une seule demande d'avis, pas une série.
Quand un client dit juste merci, il ne répond pas. La conversation s'arrête là.
Chaque texto est dans la langue du client, en français ou en anglais, jamais les deux.
Vos clients peuvent se désabonner en tout temps avec une courte réponse. Les textos s'arrêtent, et votre garage est avisé.

Il y a aussi des gens derrière. Notre équipe qualité revoit ce que font les Agents chaque jour. Elle s'assure que chaque client a été bien servi.

Ce que l'Agent texto laisse à votre équipe

Certaines choses demandent une personne. L'Agent texto sait quand passer la main.

Il n'envoie pas de prix par texto, sauf si votre garage le veut.
Quand un client demande un appel, il envoie la demande à votre équipe tout de suite.
Les plaintes et les gros travaux vont à une personne.

Quand il passe la main, votre équipe reçoit une note avec ce que le client veut. Personne n'a besoin de relire tous les textos. Pour voir comment ça fonctionne avec les appels, lisez ce qu'un Agent vocal fait sur votre ligne.

Alors, est-ce que ça peut envoyer des textos?

Oui. Une réceptionniste virtuelle IA conçue pour les garages peut texter autant que parler. Elle répond aux textos de vos clients, prend et déplace les rendez-vous, et envoie les rappels que votre équipe n'a pas le temps d'envoyer. Elle texte à partir de votre propre numéro, dans la langue de votre client. Notre équipe vérifie son travail chaque jour. Vous voulez d'abord savoir combien d'appels votre garage manque? Notre vérification gratuite des fuites d'appels sur 7 jours vous montre vos propres chiffres.

À retenir

Un Agent texto répond aux textos de votre garage à partir de votre propre numéro. Il peut prendre, déplacer et confirmer des rendez-vous.
Il envoie aussi les textos d'appel manqué, les rappels la veille, les avis de véhicule prêt et une seule demande d'avis.
Un garage a envoyé plus de 1 100 textos en un mois de cette façon.
Des limites et une vérification quotidienne par notre équipe l'empêchent d'inonder vos clients.