Il y a plein de réceptionnistes virtuelles IA. Pourquoi choisir la nôtre?

En bref: La plupart des Agents vocaux sonnent pareil, parce que la voix est la partie facile. Ce qui change chez nous, c'est ce qui se passe autour de l'appel. On l'installe, on le gère, on le vérifie chaque jour, et votre équipe reçoit une fiche claire après chaque appel.

Si vous dirigez un garage, vous avez vu les publicités. Il y a plein d'Agents vocaux sur le marché. Plusieurs sonnent bien dans une démo. Alors posez la question: pourquoi en choisir un plutôt qu'un autre?

On crée des Agents vocaux pour garages, pour garages de pneus, pour esthéticiens automobiles, mécaniciens mobiles et poseurs de pneus mobiles, dans la région de Gatineau et d'Ottawa. On travaille aussi avec d'autres entreprises de services comme celles-là. Voici la réponse honnête. Où sommes-nous pareils aux autres? Où ne le sommes-nous pas?

Où tous les Agents vocaux sonnent pareil

Commençons par la voix. Un bon Agent répond à la première sonnerie. Il parle clairement. Il prend un nom, un numéro et ce dont l'appelant a besoin. Il travaille le soir et la fin de semaine.

Presque tous les produits de ce marché font ça maintenant. Un acheteur qui en essaie deux ou trois dit souvent la même chose: ils se ressemblent tous. C'est juste. On ne dira pas le contraire.

Donc si vous ne comparez que la voix, vous ne trouverez pas de gagnant. Regardez ce qui vient après l'appel.

Ce que votre équipe reçoit après chaque appel

Un appel ne sert que si votre équipe peut agir. Pensez à un technicien sous une voiture. Il ne peut pas écouter un enregistrement. Il lui faut deux lignes à lire pour savoir quoi faire.

C'est pourquoi l'Agent ne s'arrête pas quand l'appel finit. Votre équipe reçoit une fiche par courriel. Elle montre:

• qui a appelé, et si c'était par téléphone ou par texto
• ce que la personne veut, en mots simples
• la date et l'heure, si un rendez-vous a été pris
• le service et le véhicule
• un numéro sur lequel votre équipe peut appuyer pour rappeler
• toute la conversation, au cas où quelqu'un veut les détails

Quand un appelant demande quelque chose que l'Agent ne peut pas faire, votre équipe reçoit une alerte à part pour cette demande. Rien ne dort dans une boîte vocale jusqu'à lundi.

L'Agent se relie aussi aux outils que votre garage utilise déjà. Les rendez-vous arrivent dans votre Google Agenda. Les photos de vos clients peuvent aller dans votre Slack. Les rappels, les textos de véhicule prêt et les demandes d'avis partent par texto. Nouveau aux textos? Voyez ce que fait un Agent texto.

On relie l'Agent à la plupart des systèmes de garage et des plateformes en ligne, et on fait les branchements pour vous.

On l'installe et on le gère pour vous

Plusieurs outils sont des logiciels où vous vous inscrivez. Ensuite, vous construisez l'Agent vous-même. Vous écrivez ce qu'il doit dire. Vous le testez. Vous le corrigez quand il se trompe.

Ça marche si vous avez le temps. La plupart des propriétaires de garage n'en ont pas. Ajuster l'outil, corriger les erreurs, écouter les appels, ajouter des choses et faire de petits changements avec le temps, c'est beaucoup de travail. Vous êtes déjà occupé avec le garage.

Avec nous, vous ne faites rien de ça. On écrit l'Agent pour votre garage. On entre vos heures, vos services et votre calendrier. On le teste avec de vrais appels avant la mise en service.

C'est pareil pour vos autres outils. La plupart des produits vous laissent faire les branchements. Nous, on fait les branchements, l'installation et les ajustements, pour que l'Agent travaille comme votre équipe.

Ce qui se passe après la mise en service

C'est la partie que la plupart des gens oublient de demander. Un nouvel Agent n'est jamais parfait le premier jour. De vrais appelants disent des choses que personne n'avait prévues. Voici ce qu'on fait:

1. L'Agent répond jour et nuit, en français ou en anglais.
2. Chaque jour, on vérifie un échantillon de vrais appels, de textos et de rendez-vous.
3. Chaque semaine, on révise l'Agent et les textos de chaque garage.
4. On reçoit une alerte quand un appel échoue, qu'un rendez-vous est manqué ou qu'un texto déraille.
5. Vous nous écrivez par texto ou par courriel, et on règle ça. Il n'y a pas de ligne de billets.

Ce travail ne s'arrête jamais. Depuis la fin d'août, on a noté plus de 600 améliorations dans les garages qu'on gère. Quelques exemples: les textos d'un garage ne peuvent plus être traités par un autre. Les photos de clients arrivent maintenant dans le Slack du garage comme de vraies images. Une demande d'avis se ferme proprement quand le véhicule est vide.

Aucune n'est grosse. Ensemble, elles expliquent pourquoi l'Agent s'améliore sans cesse. Un outil que vous gérez vous-même ne s'améliore que quand vous trouvez le temps.

Plus qu'une voix au téléphone

Certains outils répondent seulement aux appels et passent une note. Le nôtre en fait plus, parce qu'un garage a besoin de plus que ça:

• Un Agent texto qui prend, déplace et répond sur le numéro de votre garage.
• Des textos pour les rappels et pour dire que la voiture est prête.
• Une demande d'avis Google après la visite.
• Un Agent courriel pour les messages qui arrivent dans votre boîte.
• Des rapports, pour voir ce que l'Agent a fait.

C'est un seul système, installé pour votre garage, pas cinq outils à relier vous-même.

À quoi ça ressemble dans un vrai garage

Voici les deux premiers mois dans un garage qu'on gère, septembre et octobre, tirés des registres d'appels sauvegardés:

• 683 appels répondus par l'Agent
• 172 d'entre eux après les heures d'ouverture, quand le garage était fermé
• 167 rendez-vous pris par l'Agent

Sans Agent, ces 172 appels après les heures seraient tombés sur un garage fermé. Pour savoir combien d'appels votre garage perd, lisez combien d'appels votre garage manque.

Des questions à poser à tout fournisseur avant de choisir

Pas besoin d'être technique pour comparer. Demandez:

1. Qui écrit l'Agent et qui le corrige? Vous, ou eux?
2. Que reçoit mon équipe après chaque appel? Demandez à en voir un vrai.
3. Qui vérifie les appels? À quelle fréquence?
4. Que se passe-t-il quand l'Agent ne peut pas répondre? On en parle dans quand l'Agent ne peut pas répondre.
5. Avec lesquels de mes outils fonctionne-t-il aujourd'hui, pas l'an prochain?

Un fournisseur qui ne peut pas vous montrer le numéro 2 vend une voix. On trouve une voix partout.

Votre système téléphonique a déjà un Agent vocal intégré? Voyez si celui d'une compagnie de téléphone suffit.

Un bon Agent peut prendre des rendez-vous seul. Regardez ce que voit votre équipe quand il le fait.

Alors pourquoi choisir le nôtre?

Pensez à un outil de base comme à un habit prêt-à-porter. Il fait le travail. Si vos besoins sont de base, et que vous voulez seulement faire répondre les appels, il peut très bien convenir.

Le nôtre, c'est l'habit sur mesure. Il est bâti pour la façon dont votre équipe travaille, ajusté chaque semaine et géré par une équipe qui l'améliore sans cesse. L'Agent répond 24 heures sur 24, et on surveille chaque appel et on règle les problèmes vite. On est fait pour les entreprises sérieuses qui veulent le meilleur de cette technologie, pas un essai.

Si c'est vous, une réceptionniste virtuelle IA clés en main, c'est ce qu'on fait.

À retenir

• La plupart des Agents vocaux sonnent pareil. Comparez ce qui se passe après l'appel.
• Votre équipe devrait recevoir une fiche claire après chaque appel, pas seulement un enregistrement.
• Demandez qui installe l'Agent, qui branche vos outils, qui le vérifie et qui le corrige.
• Un outil de base convient à des besoins de base. Pour plus, choisissez un système sur mesure et géré pour vous.
• On l'installe, on le gère et on le vérifie chaque jour, pour que vous n'ayez pas à le faire.